21.08.2018

Вивчення громадської думки: впровадження нової редакції Порядку користування документами Національного архівного фонду


13-17 серпня 2018 року в читальних залах Держархіву проводилося анкетування з метою вивчення думки користувачів і архівістів щодо нової редакції Порядку користування документами Національного архівного фонду, що належать державі, територіальним громадам (наказ Мінюсту від 27.06.2018 № 2059/5 «Про внесення змін до наказу Міністерства юстиції України від 19 листопада 2013 року № 2438/5»). Нова редакція «Порядку» вивчалася архівістами на методичному занятті.

Перші результати анкетування користувачів та обговорення в читальних залах показали, що є проблемні питання. Найбільше занепокоєння користувачів викликають:

1. Заборона копіювати власними технічними засобами документи великих форматів (більше А4) та справи з товщиною корінця понад 4 см (крім справ, що містять архівну інформацію репресивних органів), а також берестяні грамоти, документи на пергаменті, рукописи, стародруки, документи із згасаючим чи слабоконтрастним текстом, документи, виконані аквареллю, гуашшю, олівцем, вугіллям, залізогаловим чорнилом, а також архівні фонди (нефондові комплекси), колекції у повному обсязі.

2. Проблема розшитих справ (не видаються до читального залу).

Всім анкетованим користувачам подобається можливість отримувати 10 справ на одне замовлення, оплачувати понаднормову кількість справ та можливість їх розшивати за умови оплати вартості ремонтних і реставраційних робіт.

Однак, на думку архівістів, матеріально-технічні і кадрові можливості архіву на теперішній час значно ускладнюють виконання нового нормативно-правового акту.

77% користувачів працюють з дорадянськими фондами, зокрема, з метричними книгами, формат яких більший за А4. Щорічно в читальних залах працює до 1200 користувачів (в середньому 5 000 відвідувань) і є тенденція збільшення їх кількості. На думку архівістів, заборона копіювання засобами користувачів та заборона на видачу розшитих справ призведе до значного збільшення кількості замовлень на копіювання засобами архіву та на збільшення запитів на опрацювання архівістами розшитих справ, що збільшить навантаження на працівників. При штаті архіву в 58 од. при потребі 87 од., та наявних 0,5 штатної одиниці оператора і 1,5 ставки реставраторів виконувати ці замовлення в установлені терміни практично неможливо. При виключенні з переліку послуг «надання на копіювання» і оплаті лише за технічну роботу по копіюванню, вартість таких замовлень не буде відповідати затратам часу і людських ресурсів.

Пропозиції архіву до внесених змін: для того, щоб досягти порозуміння і компромісу між архівами і користувачами, необхідно вивчити вже апробовані моделі, що застосовуються в зарубіжних архівах і не викликають негативних реакцій.  

Так, у міському архіві Будапешту користувач може придбати абонемент за 7,30 євро, який дозволяє йому копіювати власними засобами упродовж 4-х годин. Кількість відзнятих кадрів архівом не фіксується. Особливо цінні і унікальні документи копіюються лише архівом за оплату, яка є диференційною і залежить від цінності документа.

В Державному архіві Гаваїв (США) користувачу видають справи через 10 хвилин після прийняття замовлення. Ці справи не нумеруються і не перевіряються, видається по 1-й справі з коробки і після опрацювання справу у присутності користувача кладуть на місце. Описи справ, електронні справи і документи, довідники і каталоги розміщені у читальному залі, доступ користувачі до них вільний.

Копіювання телефоном і фотоапаратом користувача безоплатно в необмеженій кількості, разом з тим підписується лист, що публікувати ці документи можливо тільки за згодою архіву. Копії для ілюстрацій виготовляє архів і відповідно до якості копій є три ціни (0,50, 1,0 і 2,50 доларів США за кадр). Унікальні документи видаються у виняткових випадках.

Послуги для самостійного копіювання ксерокс-апаратом є платними (20 центів за 1 стор.), автомат для оплати в читальному залі. Таким чином, користувач отримує максимум послуг, більшість з яких є безоплатних. Архівісти не займаються нумерацією і перевірянням справ, оформленням листів-заміщувачів. Читальний зал забезпечений достатньою кількістю камер, в читальних залах архівісти чергують по 2 години, так як немає необхідності надавати консультації – весь науково-довідковий апарат у розпорядженні користувачів.