04.09.2018

Проведено комплексну перевірку служби діловодства, стану зберігання та упорядкування документів та роботи Експертної комісії Одеського НДІ судових експертиз Міністерства юстиції України


4 вересня 2018 року головним спеціалістом відділу формування НАФ та діловодства Капиджиоглу В.О. проведено комплексну перевірку служби діловодства, стану зберігання, упорядкування документів та роботи Експертної комісії Одеського НДІ судових експертиз Міністерства юстиції України. 

У ході перевірки встановлено, що за діловодство в інституті відповідає завідуюча експлуатаційно-технічного відділу Антипенко О.В. В Одеському НДІ судових експертиз розроблена власна програма електронного діловодства для інститутів судових експертиз, що зараз тестується та найближчим часом буде запатентована та зареєстрована. Система реєстрації вхідних та вихідних документів централізована і за рік в інституті нараховується близько 50 тисяч вхідних і вихідних документів. В зв’язку зі зміною структури зараз розробляється нова номенклатура, положення про відділи та посадові обов’язки співробітників.

Для зберігання документів виділено архівне приміщення загальною площею 12 метрів квадратних, що заповнене на 100 відсотків. Приміщення оснащене металевими стелажами з дерев’яними полицями, вікна та опалення відсутні, є два вогнегасники. В установі складена історична довідка.

За результатами обстеження були надані такі пропозиції: виділити архівосховище, яке відповідає розділу VIII глави 1 Правил роботи архівних підрозділів, органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5; упорядкувати документи постійного зберігання та з особового складу по 2015 рік включно, представити описи на розгляд ЕПК Державного архіву Одеської області, передати документи НАФ на постійне зберігання по 2007 рік.